S’organiser au quotidien | 8 conseils à appliquer

Vous venez de créer votre micro-entreprise et vous avez parfois l’impression de perdre du temps ou de ne pas être pleinement efficace ? L’entrepreneur, seul maître à bord, se doit d’être un touche-à-tout. Vous pressentez que l’organisation est votre meilleure alliée pour réussir à jongler avec toutes vos casquettes ? Vous avez raison ! Si vous cherchez des astuces pour bien gérer votre temps et optimiser vos journées, vous êtes au bon endroit. Voici 8 conseils à appliquer pour s’organiser au quotidien.

1 – Définir ses objectifs

Un voyage ne commence pas sans destination. Il en est de même pour votre entreprise. Maintenant que celle-ci est créée, reposant sur un service pertinent et des valeurs, il est nécessaire de définir un cap pour une période donnée. Traditionnellement, on se fixe des grands objectifs annuels. Le fil conducteur sera la faisabilité de ces objectifs. Il ne vous sera d’aucune utilité de vous imposer des buts inatteignables ! Prenez le temps d’analyser où vous en êtes pour savoir où vous voulez aller. Il peut s’agir de développer sa communication, trouver X clients supplémentaires, augmenter votre chiffre d’affaires, créer un partenariat, vous donner les moyens de déléguer des tâches, etc.

La méthode SMART peut vous être utile pour définir des objectifs clairs et facilement identifiables. Voici un exemple :

  • S comme Simple : je veux augmenter mon chiffre d’affaires ;
  • M comme Mesurable : je veux l’augmenter de 30% ;
  • A comme Atteignable : je sais que c’est possible car j’ai du temps à consacrer à la recherche de nouvelles sources de revenus ;
  • R comme Réaliste : mon chiffre d’affaires de l’année précédente est de 26 000 euros nets. Je dois donc gagner 7 800 euros de plus ;
  • T comme délimité dans le Temps : je me donne un an pour atteindre cet objectif.

Cette cible va vous inciter à réfléchir aux actions à mettre en place pour y parvenir. Il est conseillé de ne pas poursuivre plus de trois objectifs par an : gare à la dispersion !

2 – Créer un planning annuel

Une fois vos objectifs annuels définis, il s’agit de répartir sur l’année les jalons qui mèneront à votre réussite. Cette phase de planification est essentielle car elle aura un impact sur toutes vos journées. En effet, c’est cette projection qui vous permettra de hiérarchiser vos priorités (on verra cela au point 4 !). Faites un tableau sur ordinateur ou à la main, et listez précisément, mois par mois, les actions intermédiaires qui vous conduiront à votre objectif final. Petite astuce : prévoyez un ou deux créneaux par an à consacrer à une analyse de ce qui a déjà été fait et à une éventuelle révision de votre stratégie !

3 – Avoir un emploi du temps hebdomadaire

s'organiser au quotidienIl s’agit ici de prendre l’habitude d’organiser ses semaines. Ce n’est pas parce que vous travaillez à votre compte que vous devez avoir des horaires anarchiques. Établissez un emploi du temps de base dans lequel vos activités « obligatoires » seront réparties. N’oubliez pas d’y inclure du temps personnel ! Le temps gagné sur les trajets pourra vous permettre de faire du sport ou de la méditation. La pause de midi sera un moment pour vous ressourcer et attaquer l’après-midi du bon pied. Pourquoi ne pas vous prévoir une courte sieste ? Il est prouvé que, pratiquée régulièrement, elle améliore les performances de travail. Tous les vendredis soir, reprenez votre planning hebdomadaire et détaillez les tâches que vous allez réellement réaliser sur les différentes plages. Vous gagnerez un temps précieux car l’anticipation est une des clés de l’efficacité ! Définir la semaine à venir libère le cerveau de ses ruminations et permet de démarrer sans hésitation le lundi matin.

4 – Savoir hiérarchiser ses priorités

Savoir hiérarchiser ses priorités, c’est s’approprier l’histoire des « gros cailloux ». Vous ne la connaissez pas ? Je vous la raconte :

Un jour, un professeur chargé d’enseigner une gestion du temps efficace a proposé à ses élèves une expérience. Il a posé sur la table un bocal et l’a rempli avec des gros cailloux. « Le bocal est-il plein ? » a-t-il demandé à son auditoire. « Oui ! » s’est écriée l’assistance. Alors le professeur a sorti un sac de gravier et l’a vidé dans le bocal. Puis il a posé la même question. Les élèves, qui commençaient à comprendre, ont répondu cette fois que, non, probablement pas. Le professeur a ajouté alors du sable, puis a fini par de l’eau. « Que nous apprend cette expérience ? ». Les élèves ont affirmé : « Même si notre agenda est plein, on peut toujours rajouter des tâches à accomplir ! » Le professeur a secoué la tête : « Pas du tout. Ce que cette expérience nous montre, c’est que si l’on ne met pas les gros cailloux en premier, on ne pourra pas les faire rentrer ensuite ! »

Vos gros cailloux, c’est à vous de les définir en vous référant à vos objectifs annuels. Et lorsque vous remplirez votre emploi du temps hebdomadaire, vous les placerez en premier : ils sont votre boussole ! Ensuite, identifiez les actions urgentes et planifiez-les. Enfin, prévoyez du temps pour le travail de fond, non urgent mais à faire régulièrement.

5 – Choisir ses outils pour s’organiser au quotidien

Il s’agit ici de déterminer quel outil d’organisation et de planification sera le plus pertinent pour vous. Parmi toutes les solutions, voici un petit échantillon de ce qui est le plus plébiscité :

Outils en ligne

  • Evernote : pour la prise de note ;
  • Trello : permet une gestion de projet collaborative, de poser des échéances pour une tâche, d’identifier le temps passé sur un travail, etc. ;
  • Toggl : enregistre le volume horaire consacré à une action pour mieux l’organiser ;
  • Notion : planning personnalisable à volonté.

Outils papier

  • L’éternel et indémodable agenda : une semaine déployée sur 2 pages permet une vision hebdomadaire globale.
  • Le bullet journal : cette méthode transforme un simple carnet en un outil sur mesure qui recueille absolument toutes les informations.

6 – Créer un environnement propice au travail

Que vous travailliez chez vous sur un coin de table ou sur un véritable bureau, la sobriété sera de mise. Ne laissez rien devant vos yeux qui puisse vous distraire : pas de bibelot, ni de photos et placez votre téléphone hors de portée si vous n’en avez pas l’utilité. Privilégiez le silence et classez vos papiers au fur et à mesure. Veillez à ce que votre espace de travail soit rangé à chaque demi-journée : vous gagnerez un temps précieux lorsqu’il s’agira de retrouver un document. De la même façon, enregistrez, archivez et sauvegardez minutieusement vos fichiers sur votre ordinateur et votre espace de stockage en ligne.

7 – S’appuyer sur la chronobiologie et faire du temps un allié

La santé et le respect des rythmes naturels sont d’une importance capitale pour donner le meilleur de soi-même. Et vous, entrepreneur, avez la chance de pouvoir en tenir compte dans votre organisation et votre façon de travailler. La chronobiologie est une discipline qui s’appuie sur l’étude du sommeil et du système circadien (processus biologiques qui ont lieu dans notre corps toutes les 24 h). Ainsi, déterminez votre plage idéale de sommeil pour des nuits réparatrices. Faites une sieste de vingt minutes après le déjeuner. Identifiez à quel moment vous êtes naturellement concentré et calez sur ces horaires les activités intellectuelles intenses. L’exposition à la lumière naturelle favorise une horloge interne bien réglée. Si l’on ajoute à cela qu’une marche quotidienne de trente minutes réduit le stress et libère la créativité, vous trouverez bien un créneau pour vous détourner de votre écran… afin de mieux vous remettre à l’ouvrage ensuite !

8 – Vaincre la procrastination

Si vous avez suivi tous ces conseils, vous n’aurez a priori plus aucun mal à vaincre la procrastination. En effet, la procrastination, ou l’art de tout remettre au lendemain, tire sa puissance de notre tendance à paresser. Or, les psychologues cognitivistes s’accordent à dire que la planification et l’organisation sont les remparts les plus fiables à la faiblesse de notre bonne volonté. S’organiser, c’est finalement prendre la décision à l’avance que l’on va réaliser cette tâche. Cette décision en amont est encore plus puissante que la motivation. Elle nous garantit que nous allons passer à l’action. Si la procrastination pointe tout de même le bout de son nez, voici encore deux conseils bonus :

  • Découpez les tâches complexes en tâches plus simples : barrer fréquemment un item de sa to-do list agira comme un carburant !
  • Découpez votre temps en plages de 15 à 25 minutes espacées de pauses de 5 minutes : c’est la base du système Pomodoro qui améliore la concentration et favorise un sentiment d’autosatisfaction.

Et vous, quelles sont vos techniques pour vous organiser au quotidien ?

👉 S’organiser au quotidien, en bref :

  • Définissez 1 à 3 objectifs annuels ;
  • Créez un planning annuel pour atteindre ces objectifs ;
  • Établissez un emploi du temps hebdomadaire, que vous mettrez à jour chaque fin de semaine ;
  • Définissez des priorités en fonction de vos objectifs annuels et placez-les en premier dans votre semainier ;
  • Choisissez un outil numérique ou papier pour vous organiser ;
  • Travaillez dans un environnement propice à la concentration ;
  • Faites du temps votre allié et donnez le meilleur de vous-même en vous appuyant sur la chronobiologie ;
  • Dites stop à la procrastination grâce à toutes les routines que vous aurez mises en place.

Article rédigé par Emeline Trillot

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Articles similaires

Commencez à saisir votre recherche ci-dessus et pressez Entrée pour rechercher. ESC pour annuler.

Retour en haut
error: Oups, mon contenu est protégé ! 🙈 Vous ne pouvez pas utiliser la fonction copier-coller.